Regulamin dla wystawców podczas Dni Fantastyki 2018

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują wszystkich Wystawców XIV Dni Fantastyki, zwanych dalej: Wystawca i Festiwal, którzy zawarli umowę uczestnictwa w Festiwalu związaną bezpośrednio z wykonywaną przez nich działalnością gospodarczą lub zawodową. Niniejsze przepisy zwane są dalej Regulaminem Wystawców Dni Fantastyki i stanowią integralną część umowy uczestnictwa w Festiwalu. Organizatorem XIV Dni Fantastyki jest Centrum Kultury Zamek we Wrocławiu, z siedzibą przy pl. Świętojańskim 1.

2. ZASADY UCZESTNICTWA

A. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA

1. Na terenie Festiwalu zostanie wyznaczona strefa handlowa. Zostanie ona umieszczona w przygotowanych przez Organizatora namiotach rozstawionych w otaczającym Centrum Kultury Zamek parku.

2. Warunkiem zgłoszenia udziału w Festiwalu jest wypełnienie zamieszczonej na stronie www.dnifantastyki.pl Karty Zgłoszenia Udziału, która stanowi wyrażenie gotowości uczestnictwa w Festiwalu i jest równoznaczna ze złożeniem oferty. Karta Zgłoszenia określa rodzaj, wielkość stoiska oraz zamówienie na usługi dodatkowe.

3. Ze względu na specyfikę Festiwalu, Organizator zastrzega sobie prawo do nie przyjęcia oferty ze względu na rodzaj oferowanego asortymentu.
– Organizator rozpatrywał będzie zgłoszenia Wystawców w trzech terminach: 31.03.2018, 30.04.2018 i 01.06.2018 rozdzielając przewidzianą przez siebie pulę stoisk. Stoiska, które nie zostały przyjęte, a spełniają wymogi regulaminu zostają automatycznie przeniesione do rozpatrzenia w czasie kolejnego terminu.
– Organizator zastrzega sobie możliwość wyznaczenia dodatkowych terminów rozpatrzenia zgłoszeń.

4. Organizator poinformuje o przyjęciu oferty uczestnictwa w Festiwalu i chęci zawarcia umowy najmu powierzchni handlowej, przesyłając zainteresowanym podmiotom stosowną umowę, w której określi: wielkość, rodzaj powierzchni, elementy dodatkowe, np. reklamę oraz należną kwotę. Warunkiem uczestnictwa w Festiwalu jest podpisanie umowy przez zainteresowanego i wysłanie jej na adres Organizatora.

5. Organizator przydzieli powierzchnię handlową, uwzględniając życzenia zamawiającego, w miarę posiadanych możliwości i warunków organizacyjno-technicznych.

6. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji powierzchni handlowej ze względu na zaistnienie niezależnych od niego zdarzeń (np. awaria techniczna, dewastacja, zalanie terenu itp.) z jednoczesnym zapewnieniem, że wskaże Wystawcy nową lokalizację, gwarantującą porównywalne warunki. W takich przypadkach Wystawcy nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zmniejszenia opłat za najem powierzchni handlowej.

B. WARUNKI PŁATNOŚCI

1. Opłata za uczestnictwo w Festiwalu składa się z opłaty podstawowej z tytułu najmu powierzchni handlowej oraz opłat dodatkowych za świadczone przez Organizatora dodatkowe usługi.

2. Organizator w ramach Festiwalu zapewnia: teren o określonym wymiarze i kształcie, ochronę terenu Festiwalu prowadzoną przez profesjonalną firmę ochroniarską, wywóz nieczystości wg określonych zasad, szeroką reklamę Festiwalu, bogaty program artystyczny i inne wydarzenia odbywające się na terenie Festiwalu.

3. Opłatę za uczestnictwo w Festiwalu Wystawca zobowiązany jest przekazać na rachunek bankowy Organizatora (Nr konta: 69 1020 5226 0000 6302 0416 3093) lub wpłacić do kasy Organizatora w terminie określonym w umowie najmu powierzchni. Rozliczenie końcowe za wykonane usługi nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej przez Organizatora.

4. Brak wpłaty należności za miejsce handlowe do wyznaczonego w umowie terminu, jest równoznaczny z rezygnacją Wystawcy z udziału w Festiwalu.

5. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zgłaszający udział w Festiwalu – zamawiający (tj. podmiot podpisujący Kartę Zgłoszenia Udziału). Jeżeli zamawiający usługi wskazuje przy wypełnianiu i podpisywaniu Karty Zgłoszenia Uczestnictwa jako płatnika osobę trzecią (osobę fizyczną albo prawną), to wskazany Płatnik powinien złożyć pisemne oświadczenie o przyjęciu zobowiązań zamawiającego. Odpowiedzialność wskazanego płatnika i Zamawiającego za zobowiązania wobec Organizatora jest solidarna.

6. UWAGA! Płatności dokonane przed potwierdzeniem udziału Wystawcy przez Organizatora nie są równoznaczne z przyznaniem miejsca na Festiwalu.

C. ODWOŁANIE UCZESTNICTWA I ODSTĄPIENIE OD UMOWY PRZEZ WYSTAWCĘ

1. Zgłaszający udział w Festiwalu może odwołać swoją ofertę uczestnictwa albo odstąpić od zawartej umowy, o której mowa w punkcie A ppkt.4. Odwołanie oferty uczestnictwa albo odstąpienie od umowy uczestnictwa w Festiwalu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Za formę pisemną nie uważa się formy elektronicznej i oświadczenia przesłanego faksem.

2. Za datę odwołania uczestnictwa w Festiwalu lub odstąpienia od umowy uważa się datę wpływu pisma (zawierającego oświadczenie o odwołaniu lub odstąpieniu) do Organizatora.

– W przypadku odstąpienia od umowy uczestnictwa w Festiwalu:
• do 01.06.2018r. włącznie przysługuje zwrot w wys. 80% wcześniej wniesionej opłaty eksploatacyjnej,
• od 02.06.2018r. zwroty wniesionych opłat nie przysługują.

3. Organizator zobowiązuje się do zwrotu wpłaconych kwot w terminie 14 dni od odstąpienia od umowy uczestnictwa.

D. ODSTĄPIENIE OD UMOWY PRZEZ ORGANIZATORA

Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy bez obowiązku zwrotu wpłaconych na podstawie zawartej umowy opłat i bez prawa do dochodzenia odszkodowania, i/lub wykluczenia lub ograniczenia udziału Wystawcy w kolejnych edycjach Festiwalu w przypadku niespełnienia przez Wystawcę warunków, o których mowa w niniejszym regulaminie, a w szczególności:

– sprzedaży produktów i towarów złej jakości, ze szczególnym uwzględnieniem przekroczenia ich terminów przydatności do spożycia.
– przedłużenia godzin handlu bez zgody Organizatora
– naruszenia zakazu wystawiania towarów poza miejsce wyznaczone
– naruszenia obowiązku utrzymania estetycznego wyglądu stoiska i zaplecza
– naruszenia zakazu sprzedaży towarów bezpośrednio z łóżek polowych
– naruszenia zakazu wjazdu i parkowania pojazdów bez zgody Organizatora na terenie Festiwalu oraz w miejscach niedozwolonych
– naruszenia przepisów odprowadzenia nieczystości stałych i płynnych
– prowadzenia reklamy i akcji promocyjnych niezgodnie z umową z organizatorem.

W przypadku odstąpienia od Umowy przez Organizatora Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowej likwidacji stoiska.

3. ZASADY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI

1. Miejsce pod działalność Wystawcy zostanie przekazane mu na podstawie protokołu, w którym określony zostanie stan przyjmowanej przestrzeni (wszelkie plamy na nawierzchni, inne uszkodzenia). Po zakończeniu działalności, Wystawca zobowiązany jest do zdania zajmowanej przestrzeni na podstawie protokołu zdawczego. W przypadku stwierdzenia naruszenia stanu powierzchni, pozostawienia przez stoisko plam, innych uszkodzeń, Wystawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów usunięcia uszkodzeń wg rachunku wystawianego przez Organizatora.

2. Wystawca zobowiązuje się do dokładnego zabezpieczenia powierzchni, na której rozstawione jest stoisko.

3. Przez cały czas trwania Festiwalu zarówno stoisko, pojazdy służące do transportu towaru na terenie imprezy, jak i osoby obsługujące stoiska powinny być oznakowane:
Stoisko – w widocznym miejscu umieszczony numer stoiska, Samochód – za przednią szybą umieszczona kartka z informacją o numerze stoiska, z telefonem kontaktowym do kierowcy, numerem rejestracyjnym samochodu upoważnionego do wjazdu na teren imprezy, Pracownik stoiska – identyfikatorem z napisem Wystawca.
Wszystkie oznaczenia będą wydawane Wystawcom w Biurze Organizacyjnym, karty wjazdowe na samochód tylko wcześniej zamówione i opłacone.
4. Po zakończeniu imprezy, w godzinach nocnych, przebywanie na terenie Festiwalu jest możliwe po uprzednim zgłoszeniu tego faktu w Biurze Organizatora. Ochraniająca Festiwal służba ochrony ma prawo do rejestrowania i sprawdzania prawa do przebywania na terenie imprezy napotkanych osób.

5. Ze względu na charakter Festiwalu, sprzedaż wyrobów alkoholowych możliwa jest wyłącznie na stoiskach specjalnie do tego wyznaczonych, na podstawie stosownych umów z Organizatorem.

6. Wystawca zobowiązany jest posiadać wszelkie wymagane dokumenty uprawniające do prowadzenia działalności gospodarczej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

7. Obrót towarami lub usługami, które nie zostały wymienione w Karcie Zgłoszenia, ani uzgodnione z Organizatorem jest zabronione.

8. Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia sprzedaży towarów, bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności z tego tytułu, które uzna za niebezpieczne, lub które swą treścią lub wyglądem są sprzeczne z prawem, zasadami współżycia społecznego, moralnością publiczną.

9. Niedopuszczalny jest obrót towarami lub usługami, których posiadanie i oferowanie jest zakazane bądź ograniczone z mocy prawa i obowiązujących przepisów oraz sprzedaż towarów lub usług nie posiadających atestów PZH.

10. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących przepisów dot. wprowadzania do obrotu handlowego towarów odpowiednio oznakowanych, posługiwania się narzędziami pomiarowymi legalizowanymi, przestrzegania terminów przydatności do spożycia i trwałości towarów spożywczych przeznaczonych do sprzedaży.

11. Wystawca oferujący produkty spożywcze zobowiązany jest do prowadzenia działalności zgodnie z ustawą o warunkach zdrowotnych żywności i żywienia (Dz.U. z 2001r. Nr 63, poz. 634, z późn. zm.)

12. Stoisko powinno być estetyczne i w miarę możliwości atrakcyjne – wykluczone jest użycie namiotów z materiału w paski lub podobnych „bazarowych” elementów stoiska oraz brudnych parasoli.

13. Organizator podczas trwania Festiwalu ma prawo w każdej chwili skontrolować faktyczne zużycie energii elektrycznej oraz stan techniczny używanych urządzeń elektrycznych. Używanie uszkodzonych, bądź z innego powodu nie nadających się do użycia sprzętów, może skutkować nakazem zamknięcia stoiska, bez możliwości dochodzenia zwrotu wniesionych opłat.

14. Wystawca może prowadzić sprzedaż i reklamę towarów tylko w wyznaczonym przez Organizatora miejscu wskazanym w Umowie i nie może odstępować go innym Wystawcom. Wystawca zobowiązany jest uwidocznić na sprzedawanych towarach cenę sprzedaży. Towary nie mogą być wystawiane poza obręb stoiska i umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, ani utrudniać poruszania się publiczności.

15. Reklama prowadzona poza wyznaczonym stoiskiem wymaga pisemnej zgody Organizatora i może być prowadzona wyłącznie za jego pośrednictwem i za dodatkową opłatą. Brak zastosowania się do powyższego obowiązku skutkować będzie podjęciem przez Organizatora czynności zmierzających do usunięcia naruszeń (likwidacja reklam, ulotek itp.) na koszt Wystawcy.

16. W godzinach otwarcia strefy handlowej stoiska powinny być dostępne dla zwiedzających. Okresowe zamknięcie stoiska wymaga poinformowania o tym fakcie Organizatora. Na czas zamknięcia stoiska Wystawca zobowiązany jest zabezpieczyć swoje mienie we własnym zakresie, na własny koszt i ryzyko. Wystawca ma obowiązek zabezpieczenia swojego stoiska zwłaszcza na noc – Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzież czy uszkodzenie źle zabezpieczonych rzeczy.

17. Zamknięcie stoiska przed zakończeniem Festiwalu i wjazd na teren imprezy w celu złożenia go bez zgody Organizatora, jest zabronione.

18. Wystawca zobowiązany jest po zakończeniu Festiwalu do usunięcia ekspozycji, zdemontowania własnego stoiska oraz przywrócenia zajmowanej powierzchni handlowej do pierwotnego stanu. Odpady i śmieci należy wrzucać do kontenerów wskazanych przez Organizatora. Ze ścianek stoisk należących do Organizatora należy usunąć bez uszkodzenia ścian naklejone elementy dekoracyjne i reklamowe. W przypadku nie uporządkowania zajmowanej powierzchni Organizator zleci wykonanie prac porządkowych na koszt i ryzyko Wystawcy.

4. PRZEPISY SANITARNE, BHP i P.POŻ

1. Na terenie Festiwalu obowiązują ogólnie stosowane przepisy BHP, p. poż. i budowlano-montażowe.

2. Na terenie Festiwalu obowiązuje bezwzględny zakaz wylewania nieczystości płynnych, a w szczególności zużytego oleju gastronomicznego, do kanałów burzowych i na okoliczne trawniki pod rygorem obciążenia karą finansową i kosztami usunięcia szkód. Wszelkie płynne odpady, Wystawca zobowiązany jest zabezpieczyć i zabrać ze sobą.

3. Wystawca na Festiwalu zobowiązany jest do utrzymywania estetycznego wyglądu stoiska i zaplecza.

5. ZASADY WJAZDU I ZAOPATRZENIA

1. Wjazd na teren Festiwalu możliwy jest tylko na podstawie dokumentów (karty wjazdu, oznaczenia stoiska) uzyskanych uprzednio w Biurze Organizacyjnym.

2. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia ograniczeń wjazdu na teren Festiwalu samochodów powyżej 3,5 tony. Wszystkie pojazdy powinny poruszać się tylko po wyznaczonych trasach.

3. Na terenie Festiwalu obowiązuje bezwzględny zakaz parkowania pojazdów zaopatrzeniowych i osobowych. Wyjątek stanowią pojazdy, które zdobędą na to pisemne pozwolenie Organizatora.

4. Wjazd na teren Festiwalu dla samochodów dozwolony jest wyłącznie w celu dokonania zaopatrzenia – dostawy towaru, w czasie przed rozpoczęciem Festiwalu oraz po jego zakończeniu.

6. PRZEPISY PORZĄDKOWE

1. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania wydawanych przez Organizatora, Służbę Porządkowo / Informacyjną, Policję i Straż Miejską poleceń porządkowych.

2. Na terenie strefy handlowej obowiązuje zakaz palenia tytoniu. Zabronione jest wnoszenie broni, amunicji, materiałów wybuchowych i pirotechnicznych oraz substancji chemicznych pożarowo niebezpiecznych.

3. Zabronione jest zastawianie dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych.

4. Podczas Festiwalu obowiązuje bezwzględny zakaz:
• używania ognia otwartego oraz używania urządzeń grzewczych bez nadzoru
• prowadzenia działalności handlowej poza wyznaczonymi stanowiskami
• wwozu i pozostawiania śmieci, odpadów i nieczystości itp.
• parkowanie pojazdów mechanicznych na terenie Festiwalu oraz w jego obrębie.

7. UBEZPIECZENIE

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu Wystawców Festiwalu, spowodowane przez osoby trzecie albo powstałe z przyczyn leżących po stronie poszkodowanego w czasie montażu, demontażu stoiska i w czasie trwania Festiwalu.

2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Wystawców Festiwalu spowodowane siłą wyższą np. pożarem, eksplozją, uderzeniem pioruna, wichurą, zalaniem wodą, niezależną od Organizatora przerwą w dostawie prądu.

3. O wystąpieniu szkody Wystawca Festiwalu zobowiązany jest pisemnie powiadomić Organizatora niezwłocznie po jej stwierdzeniu.

4. Wystawcy Festiwalu powinni we własnym zakresie zawrzeć umowy ubezpieczenia z tytułu OC oraz na własny koszt i ryzyko ubezpieczyć swoje mienie znajdujące się na terenie Festiwalu (eksponaty, towary handlowe, sprzęt i urządzenia na stoisku, elementy zabudowy i wyposażenia stoisk, mienie prywatne, pojazdy służbowe itp.), zarówno na okres trwania, jak i na okres montażu i demontażu stoisk.

5. Organizator nie odpowiada za pojazdy pozostawione na terenie imprezy, zarówno na czas trwania Festiwalu, jak i na czas montażu i demontażu stoisk.

6. Wystawca zobowiązany jest po zakończeniu działalności handlowej do zabezpieczenia towaru i przechowywania go we własnym zakresie.

7. Pozostawione podczas demontażu stoiska jego elementy zabudowy i wyposażenia, bez zawiadomienia Organizatora, uważa się za mienie porzucone.

8. Wystawca odpowiada za zaistniałe na stoisku braki lub uszkodzenia stoiska, zabudowy i wyposażenia i zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy lub zakupu uszkodzonych lub zaginionych elementów stoiska. Oceny zniszczeń lub ubytków majątku dokonuje komisja powołana przez Organizatora w obecności Wystawcy Festiwalu.

8. REKLAMACJE

9. Wszelkie reklamacje Wystawców Festiwalu wobec Organizatora winny być zgłaszane w formie pisemnej, najpóźniej w ostatnim dniu Festiwalu przed demontażem stoiska.

10. Po upływie terminów określonych powyżej żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator zastrzega sobie, w przypadkach zaistnienia okoliczności od nich niezależnych (w szczególności takich jak: siła wyższa, decyzje władz państwowych np. wprowadzenie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa ograniczających możliwość organizacji wydarzeń tego rodzaju w danym czasie (żałoba narodowa, zagrożenie terrorystyczne itp.) prawo do odwołania, częściowego zamknięcia, skrócenia albo przełożenia terminu Festiwalu. W takich przypadkach Wystawcy nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zmniejszenia opłat za najem powierzchni handlowej. W przypadku odstąpienia od umowy uczestnictwa w Festiwalu zgodnie z p-ktem 2 C podp-kt 2: do 01.06.2018 włącznie przysługuje zwrot w wys. 80% wcześniej wniesionej opłaty, a od 02.06.2018 zwroty wniesionych opłat nie przysługują.

2. Dla rozstrzygania ewentualnych sporów przyjmuje się jako obowiązujący tekst niniejszego Regulaminu.

3. Postanowienia niniejszego Regulaminu Organizatora obowiązują od 1 lutego 2017 r.